AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Fecha de Entrada en Vigencia: 18 de Junio de 2019

Revisado: 18 de Junio de 2019

 

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN.  POR FAVOR, REVISE ESTE AVISO CUIDADOSAMENTE.

 

BEATDiabetes no está sujeto a la ley federal que requiere que ciertas entidades proporcionen este aviso. Sin embargo, debido a la naturaleza de los servicios prestados por BEATDiabetes, hemos decidido cumplir voluntariamente con dichos requisitos, por este motivo le estamos proporcionando este aviso.

 

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso o necesita más información, por favor, póngase en contacto con nuestro funcionario de privacidad al 434-249-5377. Las solicitudes por escrito deben dirigirse a:

 

BEATDiabetes LLC

Atención: Funcionario de Privacidad                

Apartado Postal 4562

Charlottesville, VA 22905

 

NUESTRO COMPROMISO RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA:

 

La privacidad de su información médica protegida o "PHI" es importante para nosotros. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos utilizar y divulgar su PHI.  Este aviso describe sus derechos con respecto a su PHI que recopilamos y mantenemos y también describe ciertas obligaciones que tenemos respecto al uso y divulgación de su PHI.

 

La ley nos obliga a:

 

  1. Mantener la privacidad de su PHI;

  2. Entregarle este aviso que describe nuestros deberes legales, prácticas de privacidad y sus derechos con respecto a su PHI que recopilamos y mantenemos;

  3. Notificarle si descubrimos una violación de su PHI que no esté asegurada de acuerdo con los lineamientos federales; y

  4. Seguir los términos del Aviso de Prácticas de Privacidad que está actualmente en vigor.

 

SUS DERECHOS RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA:

 

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI:

 

1. Derecho a Revisar y Copiar: Usted tiene el derecho de revisar y copiar todo o cualquier parte de su historia clínica o registro médico, según lo dispuesto por las regulaciones federales. Puede solicitar y recibir una copia electrónica de su PHI si mantenemos su PHI en un registro médico electrónico.    

 

Para revisar y copiar su PHI, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad en la dirección indicada al principio de este aviso. Podemos cobrar una tarifa razonable de conformidad con la ley de Virginia. Podemos retener la copia hasta que se pague la tarifa por la misma. No podemos negarnos a divulgar una historia clínica debido a su falta de pago por los servicios de atención médica.

 

Podemos denegar su solicitud bajo ciertas circunstancias limitadas.

 

2. Derecho a Enmendar: Usted tiene derecho a solicitar que enmendemos su PHI o su historia clínica o registro médico si considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta.  Tiene derecho a solicitar una enmienda mientras conservemos la información.  Para solicitar una enmienda, debe hacerlo por escrito y enviarlo a nuestro Funcionario de Privacidad a la dirección indicada en la primera página de este aviso, y debe proporcionar una razón que apoye su solicitud de enmienda.  Podemos denegar su solicitud bajo ciertas circunstancias limitadas.

3. Derecho a un Informe de las Divulgaciones: Usted tiene el derecho de solicitar una lista de cualquier divulgación de su PHI que hayamos realizado, a excepción de las divulgaciones realizadas con fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica y algunos otros propósitos si dichas divulgaciones se realizaron a través de un registro en papel u otro registro médico que no sea electrónico, según lo establecido en las regulaciones federales. Si usted solicita un informe de las divulgaciones de su PHI, el informe puede incluir las divulgaciones realizadas con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica en la medida en que las divulgaciones se realicen a través de un registro médico electrónico

Para solicitar un informe de las divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad en la dirección indicada en la primera página de este aviso.Su solicitud debe indicar un período de tiempo que no puede ser superior a 6 años y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003.La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses será gratuita. En el caso de las listas adicionales, podemos cobrarle los gastos de suministro de la lista.Le notificaremos el costo correspondiente y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se produzcan los costos.

 

4. Derecho a Solicitar Restricciones: Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en el uso y divulgación de su PHI.  También tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en la divulgación de su PHI a alguien que esté involucrado en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o amigo(a).  Por ejemplo, puede pedir que restrinjamos a una enfermera específica el uso de su PHI o que no divulguemos información a su familia sobre un tratamiento concreto que haya recibido.

 

Si paga un servicio totalmente por su cuenta, puede solicitar que se retenga la información relativa al servicio y que no se proporcione a un tercero pagador para fines de pago o de operaciones de atención médica. La ley nos obliga a respetar dicha restricción.

 

Para solicitar una restricción en el uso y la divulgación de su PHI, debe hacer su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad en la dirección indicada en la primera página de este aviso. En su solicitud, debe indicarnos qué información desea limitar y a quién desea que se apliquen las limitaciones. Le notificaremos nuestra decisión sobre la restricción solicitada. Si aceptamos la restricción solicitada, cumpliremos con su petición a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia.

 

5. Derecho a Recibir Comunicaciones Confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI de una manera determinada o que dichas comunicaciones se dirijan a un lugar determinado.  Por ejemplo, puede pedir que sólo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo a un apartado postal.

 

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacer su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad en la dirección que aparece en la primera página de este aviso. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

 

6. Derecho a una Copia Impresa de este Aviso: Tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso en cualquier momento si lo solicita.  En el momento de la primera prestación de servicios, estamos obligados a proporcionarle una copia impresa de este aviso.  Para obtener una copia de este aviso en cualquier otro momento, por favor solicítela a nuestro Funcionario de Privacidad en la dirección que aparece en la primera página de este aviso.

 

7. Derecho a Revocar la Autorización:  Si usted ejecuta alguna(s) autorización(es) para el uso y la divulgación de su PHI, tiene el derecho de revocar dicha(s) autorización(es), excepto en la medida en que la acción ya haya sido tomada en base a dicha autorización.

 

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA SIN SU AUTORIZACIÓN:

 

Las siguientes categorías describen diferentes formas en las que podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización. Ciertas divulgaciones de la PHI por parte de la Compañía pueden hacerse electrónicamente.   

 

1. Para el Tratamiento: Podemos utilizar su PHI para proporcionarle tratamiento o servicios de atención médica. Podemos divulgar su PHI a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de ciencias de la salud, coordinadores de recursos, profesionales de la salud mental u otro personal que participe en su atención. Por ejemplo, es posible que otro médico que le atienda por una pierna fracturada necesite saber si usted tiene diabetes porque la diabetes puede retrasar el proceso de cicatrización.  

 

2. Para el Pago: Podemos utilizar y divulgar su PHI para que el tratamiento y los servicios que usted recibe de parte de nosotros puedan ser facturados y el pago sea cobrado a usted, a una compañía de seguros o a un tercero. Por ejemplo, es posible que necesitemos brindarle a su plan de salud, información sobre su uso de nuestros servicios para que su plan de salud nos pague o le reembolse el tratamiento. También podemos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que va a recibir para obtener la aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento.   

 

3. Para Operaciones de Atención Médica: Podemos usar y divulgar su PHI para operaciones de nuestro consultorio. Por ejemplo, podemos utilizar la información médica para revisar nuestro tratamiento y servicios y para evaluar el desempeño de nuestro personal en su atención.

 

4. Para Investigación: Podemos divulgar su PHI con fines de investigación. Sólo divulgaremos su PHI para fines de investigación con su autorización expresa o si el protocolo de investigación ha sido aprobado por una junta de revisión institucional que ha revisado la propuesta de investigación y ha establecido protocolos para garantizar la privacidad de su PHI.

 

5. Según lo Exija la Ley: Podemos divulgar su PHI cuando así lo requieran las leyes federales, estatales o locales.

 

6. Para Evitar una Amenaza Grave a la Salud o Seguridad: Podemos usar y divulgar su PHI cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. 

 

7. Militares y Veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas o está separado/dado de baja del servicio militar, podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades del comando militar o el Departamento de Asuntos de Veteranos, según corresponda.  También podemos revelar información médica sobre personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras correspondientes.

 

8. Indemnización a los Trabajadores:  Podemos revelar su PHI según lo autorizado por, y en cumplimiento de, las leyes relacionadas con la indemnización a los trabajadores y programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios para las enfermedades y lesiones ocupacionales sin tener en cuenta la culpa. 

 

9. Actividades de Salud Pública: Podemos divulgar su PHI para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente:

 

    a. prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;

    b. informar sobre nacimientos y defunciones;

    c. informar sobre el abuso o la negligencia infantil;

    d. informar reacciones a medicamentos o problemas con productos;

    e. notificar a las personas sobre la retirada de productos que puedan estar utilizando;

    f.  notificar a una persona u organización que deba recibir información sobre productos regulados por la FDA; y

    g. notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición.

 

10. Actividades de Supervisión de la Salud: Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y certificaciones. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

 

11. Demandas y Disputas: Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su PHI en respuesta a una citación, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en la disputa, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada.

 

12. Cumplimiento de la Ley: Podemos divulgar su PHI a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley para fines de cumplimiento de la ley, incluyendo lo siguiente:

    a. en la notificación de ciertas lesiones, según lo exige la ley, heridas de bala, quemaduras, lesiones de autores de delitos;

    b. en respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto o proceso similar;

    c. para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;

    d. sobre la víctima de un delito, si la víctima está de acuerdo con la divulgación o, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la persona;

    e. sobre una muerte que creamos que pueda ser el resultado de una conducta delictiva;

    f. sobre una conducta delictiva en nuestro centro; y

    g. en circunstancias de emergencia para denunciar un delito; la ubicación del delito o de las víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

 

13. Donación de Órganos y Tejidos: Podemos divulgar su PHI a organizaciones que participan en la obtención, el almacenamiento o el trasplante de órganos, ojos o tejidos de cadáveres, con el fin de facilitar la donación de órganos y tejidos, cuando corresponda.

 

14. Abuso, Negligencia o Violencia Doméstica: Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental pertinente si creemos razonablemente que usted puede ser una víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley. 

 

15. Médicos Forenses y Directores de Funerarias: Podemos divulgar su PHI a un médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte.  También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias según sea necesario para que puedan llevar a cabo sus funciones. 

 

16. Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia: Podemos divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley, o con el fin de proporcionar servicios de protección al Presidente o a jefes de estado extranjeros.

 

17. Reclusos: Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al oficial de la ley. Esta divulgación sería necesaria (a) para que la institución le proporcione atención médica; (b) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (c) para la seguridad de la institución correccional.

EJEMPLOS DE OTRAS DIVULGACIONES DE SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA PERMITIDAS O REQUERIDAS SIN SU AUTORIZACIÓN:

 

1. Socios Comerciales: Algunas de nuestras actividades se llevan a cabo en nuestro nombre a través de contratos con socios comerciales. Entre los ejemplos de casos en los que podemos recurrir a un socio comercial se incluyen la codificación y la presentación de reclamaciones realizadas por una empresa de facturación externa, las actividades de consultoría y garantía de calidad proporcionadas por un consultor externo, las auditorías de facturación y codificación realizadas por un auditor externo y otros servicios legales y de consultoría proporcionados en respuesta a problemas de facturación y reembolso que pueden surgir de vez en cuando.  Cuando celebremos contratos para obtener estos servicios, es posible que tengamos que divulgar su PHI a nuestro socio comercial para que éste pueda realizar el trabajo que hemos solicitado. Sin embargo, para proteger su PHI, exigimos a nuestro socio comercial que proteja adecuadamente su información.

 

2. Notificación: Podemos utilizar o divulgar su PHI para notificar o ayudar a notificar a un miembro de la familia, representante personal, amigo personal cercano, u otra persona responsable de su cuidado, de su ubicación y condición general. Con la excepción de sus padres, si es menor de edad, y de su(s) tutor(es) legal(es), no divulgaremos su PHI a sus familiares, representante personal o amigos personales cercanos como se describe en este párrafo si usted se opone a dicha divulgación.  Por favor, notifique a nuestro Funcionario de Privacidad si se opone a tales divulgaciones.

 

3. Comunicación con familiares, abogados y tutores legales: Los profesionales de la salud, incluidos los empleados o contratados por nosotros, pueden divulgar a un familiar, otro pariente, amigo personal cercano, abogado o cualquier otra persona que usted identifique, información de salud relativa a la participación de esa persona en su atención o en el pago relacionado con su atención, a menos que usted se oponga a la divulgación. En los casos en que sus padres o su tutor legal soliciten información relativa a sus servicios, podremos divulgar su información médica. Su tutor legal tendrá acceso a su información médica de acuerdo con el alcance de la tutela otorgada por la ley. 

 

4. Conducta Ilegal: La ley federal permite la revelación de su PHI a las agencias de supervisión de la salud correspondientes, a las autoridades o abogados de la salud pública, siempre que un miembro de la fuerza laboral o un socio comercial crea de buena fe que hemos incurrido en una conducta ilegal o que hemos violado de alguna manera las normas profesionales o clínicas y que estamos poniendo potencialmente en peligro a uno o más participantes, trabajadores o al público.

 

NO PODEMOS UTILIZAR O DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA PARA LOS SIGUIENTES FINES SIN SU AUTORIZACIÓN:

 

1. Debemos obtener una autorización de su parte para utilizar o divulgar las notas de psicoterapia, a menos que sea para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica o si lo exige la ley, si es permitido por las actividades de supervisión de la salud, a un médico forense, o para prevenir una amenaza grave para la salud o la seguridad.

2. Debemos obtener una autorización para cualquier uso o divulgación de su PHI para cualquier comunicación de mercadotecnia con usted sobre un producto o servicio que le anime a usar o comprar el producto o servicio a menos que la comunicación sea (a) una comunicación cara a cara o; (b) un regalo promocional de valor nominal. Sin embargo, no necesitamos obtener una autorización de su parte para proporcionarle recordatorios de reabastecimiento, información relativa al curso de su tratamiento, gestión de casos o coordinación de la atención, para describir productos o servicios relacionados con la salud que nosotros proporcionamos, o para ponernos en contacto con usted en relación con alternativas de tratamiento. Debemos notificarle si la mercadotecnia implica una remuneración económica.

 

3. Debemos obtener una autorización para cualquier divulgación de su PHI que constituya una venta de dicha PHI.

 

4. Podemos divulgar una historia clínica desarrollada en relación con la prestación de servicios de salud mental si la divulgación se limita a la información en la historia relevante para el propósito de la divulgación. Si la divulgación no se limita al propósito de la misma, debemos obtener una autorización.

 

5. Debemos obtener una autorización para todos los demás usos y divulgaciones de su PHI no descritos en este aviso.

 

Si nos proporciona una autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI, puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento.    

Nota: La información relacionada con el SIDA y el VIH, información genética, información sobre infecciones de transmisión sexual, los registros de abuso de alcohol y/o sustancias, los registros de salud mental y otra información médica sensible pueden tener protecciones adicionales de confidencialidad bajo la ley estatal y federal. Cualquier divulgación de estos tipos de PHI estará sujeta a esas protecciones adicionales. 

CAMBIOS EN ESTE AVISO:     

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y cualquier término de este aviso. Si nuestras prácticas de privacidad cambian considerablemente, revisaremos este aviso y pondremos a su disposición copias del aviso revisado si lo solicita.  Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para la PHI que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier PHI que recibamos en el futuro. 

 

PARA PRESENTAR UN RECLAMO:

 

Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentarnos un reclamo. Para presentarnos un reclamo, póngase en contacto con nuestro Funcionario de Privacidad al apartado postal 4562, Charlottesville, VA 22905.  Todos los reclamos deben presentarse por escrito.  No habrá represalias contra usted por presentar un reclamo. 

 

ACUSE DE RECIBO DE ESTE AVISO:

 

Le pediremos que firme un formulario o aviso por separado en el que reconozca que ha recibido una copia de este aviso. Si decide o no puede firmar, un miembro del personal firmará con su nombre y la fecha. Este acuse de recibo se archivará en su historia.